Utiskenkunst

Blogg

Home / Blog / Blogg

Prosjektkontroll og evaluering

Hva er prosjektkontroll og evaluering?

Prosjektkontroll og evaluering brukes til å måle et prosjekts fremgang. Det er viktig fordi det lar deg overvåke et prosjekt og gjenkjenne problemer.

utsiktenkunst

Hva er prosjektkontroll?

Prosjektkontroll er måte å se ledernes evne gjennom hele prosjektet. Dette garanterer at “prosjektøvelser” er i god form.

Oppnåelsen av et prosjekt er avhengig av en karakterisert struktur. Å ikke ha en ordning vil ligne å bygge et hus uten grunnmur.

Fravær av mål og målbare mål er den største grunnen til prosjekter faller flatt. Hele 37% av prosjekter mislykkes på grunn av dette.

Målene er viktige for ethvert prosjekt fordi det er en guide gjennom hele prosessen.

Prosjektkontroll er knyttet til hvordan du klarer å oppnå målene. Treffer du ikke målene dine har prosjektet større sjanse for å mislykke.

Et prosjekt kan deles inn i fem trinn: Starte, Initiere, gjennomføre, stenge, og observere og kontrollere.

Vi undersøker alle disse trinnene:

Startfasen sporer midlene som må bekreftes før prosjektet starter.

Initieringsfasen skisserer trinn og prosesser som må godkjennes før planleggingen begynner.

Gjennomføringsfasen innebærer å utføre aktivitetene som er definert i planleggingsfasen.

Sluttfasen fullfører prosjektet, og resultatet blir formidlet til alle parter.

Overvåking- og kontrollfasen sørger for at prosjektet er på rett spor og innlemme nødvendige endringer. Dette skjer samtidig med planlegging- og gjennomføringsfasene.

Hva er prosjektevaluering?

Prosjektovervåking og evaluering er et verktøy som hjelper deg å forbedre prosjektets samlede effektivitet ved å fange opp og løse problemer før det er for sent.

Ikke alle prosjekter går etter planen. Kostnadene kan overstige det opprinnelige budsjettet. teammedlemmer kan gå glipp av fristene sine på grunn av en investor plutselig trekker seg ut.

Problemer rundt et prosjekt er også den perfekte læringsmuligheten! Teamet kan da se hvor prosjektet begynte å gå galt.

Dette er hva et rammeverk for prosjektevaluering handler om. Evaluering av hvorfor et prosjekt er på vei ut av kurs gir tid til optimalisering.

Oppdager du et problem tidlig nok, kan du komme tilbake på kurs. I verste fall får du en verdifull lærepenge som du kan bruke videre.

Evalueringsprosessen skjer gjennom hele prosjektet – ikke bare etter at målene er oppfylt. Det kan også være mer grundige evalueringer ved betydelige milepæler. For eksempel retrospektivet på slutten av en sprint, se tilbake.

Bedrifter kaster bort gjennomsnittlig 11,4% av investeringen på prosjekter på grunn av dårlig ytelse. 

Et bilde som har mange ulike ord vannrett og loddrett. Disse referer til prosjekt evaluering

Instruksjoner til å begynne med prosjektkontroll og evaluering

Prosjektkontroll og evaluering gir deg muligheten til å ta bedre avgjørelser for pågående og fremtidige prosjekter. Her er noen strukturer og trinn du kan følge for å begynne.

# 1: Lag en plan for å observere og vurdere prosjektene dine

Det første trinnet er å lage en prosess som gjør at du kan observere og vurdere prosjektene dine.

Koordinere prosjektene dine: Du trenger en plattform eller rammeverk for å fange opp og sortere informasjonen din på ett sted.

Skille forpliktelser: Hvem vil være ansvarlig for å observere hver periode i prosjektet og lede evalueringer? På hvilken måte vil de bestemme og måle prosjektets oppnåelse? Tilordne hvem som har ansvar for hva, så tidlig som mulig.

Bottlenecks: Hva var problemene du eller prosjektgruppen din opplevde? Registrer hendelsene og hva du gjorde for å løse dem.

Lag en evalueringsplan: Vil du evaluere hver uke eller hver gang en milepæl er oppnådd? Hvordan kan arbeidsprosesser forbedres? Samle kritikk fra teamet.

# 2: Observer kontinuerlig

Enten du arbeider med et utviklingsprosjekt eller lanserer et nytt produkt, trenger du et kontinuerlig innsyn på hva som skjer for å ta gode valg.

Observasjon gir deg muligheten til å følge opp hvert enkelt individ. Hva de kan yte og hva har de gjort.

Ikke jobb med utdatert data. Her er det viktig å se hele prosessen, samt sørge for at alle får informasjonen som er oppdatert og reell.

# 3: Vurder prosjektrapporter

Ble prosjektet formidlet etter planen? Var det uforutsette problemer?

Ta opp disse henvendelsene. Det er det prosjektevaluering og vurdering handler om. Du må imidlertid samle inn riktig informasjon og kartlegge resultatene for å finne de riktige svarene.

Hent rapporter fra et pågående eller ferdig prosjekt og vurder. Hvor blir effektiviteten dårligere, hvor skinner dere? Evaluer og effektiviser!

# 4: Forbedre tiltakene i arbeidsprosessen

Hvis et prosjekt ikke nådde målene sine, finn ut av hvorfor. Hvor oppsto problemene? Hvordan ble de løst?

Hvis noen i gruppen din støter på en lignende sak for fremtidige prosjekter, kan de henvise til styret for svar.

# 5: Lære og forbedre

Prosjektkontroll og evaluering lar deg se prosjekter, vurdere fremdriften og forbedre tiltak. En endring kan ha stor innvirkning på fremtidige prosjekter.

Det er alltid mulighet for å bli bedre. Dette er den ekstra belønningen når du utfører prosjektkontroll og evaluering.

Konklusjon

Ideelt sett vil alle prosjektene dine fungere som forventet. 

Likevel skjer det svært sjeldent. Teamet kan gå glipp av “Deadlines” på grunn av personlige kriser, partene trekker seg ut, osv.

Prosjektkontroll og evaluering gir deg mulighet til å finne samt lindre problemer som kan påvirke prosjektets omfang, kvalitet, tidsplan eller utgifter.